Voorwaarden voor de dienstverlening

Onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op de dienstverlening door Move To Happiness Hub bv, met zetel te Statiestraat 3, bus B, 2530 Nijlen geregistreerd in de KBO onder het nummer 0437.586.004.

ARTIKEL 1. DEFINITIES

1.1. Applicatie” betekent de MTH applicatie, zoals aangeboden door MTH en toegankelijk viahttps://watch.movetohappiness.com.

1.2. Basisformule” betekent de gekozen basisformule zoals bepaald op het bestelformulier.

1.3. Basisvergoeding” betekent de vergoeding voor de gekozen basisformule zoals bepaald op het bestelformulier.

1.4. Diensten” betekent het geheel van diensten, met inbegrip van de gekozen basisformule en eventuele extra diensten, geleverd door MTH aan de Klant in het kader van deze Overeenkomst zoals bepaald op het bestelformulier.

1.5. “Eindgebruiker” betekent een gebruiker, zijnde een bediende of een arbeider, die via de Klant toegang verkrijgt tot de Diensten.

1.6. “Gebruiksvoorwaarden” betekent de voorwaarden die van toepassing zijn op elke gebruiker van de Applicatie, zoals beschikbaar op https://com/terms-of-use/

1.7. MTH”: betekent Move To Happiness Hub bv, met zetel te Statiestraat 3, bus B, 2560 Nijlen geregistreerd in de KBO onder het nummer 586.004.

1.8. “Startdatum” betekent de startdatum aangegeven op het bestelformulier.

1.9. “Overeenkomst” betekent deze voorwaarden, inclusief het bestelformulier en de toepasselijke bijlagen.

1.10. “Vertrouwelijke Informatie” betekent deze Overeenkomst en alle informatie, schriftelijk of in welke andere vorm dan ook, die haar door of uit naam van een andere Partij als vertrouwelijk is meegedeeld of die vanwege haar aard moet worden beschouwd als vertrouwelijk (inclusief, maar niet beperkt tot de knowhow, zakelijke informatie met betrekking tot de onthullende Partij zoals commerciële, financiële, verkoop-, marketing-, prijzen-, technische, technologische, systeem- en leveranciersinformatie).

ARTIKEL 2. DIENSTEN

2.1. De Basisformule omvat het volgende voor de Eindgebruiker:

  • Maandelijks een inspirerende webinar/workshop (behalve in juli en augustus);
  • Onbeperkte toegang tot 4-weken cursussen;
  • Elk kwartaal een challenge waaraan iedere Eindgebruiker kan deelnemen;
  • Wekelijks healthy tips gelinkt aan de zomervakantie (in juli en augustus).

2.2. Behoudens uitdrukkelijk andersluidende schriftelijke afspraken, omvat de Basisformule het volgende voor de Klant:

Wanneer? Wat? Wat doet MTH? Wat doet de klant?
3 weken voor lancering Onboarding roadmap Opstellen van actieplan met concrete plan voor de lancering in samenwerking met de Klant (onboardingroadmap). Voorstelling van het traject aan alle leidinggevenden.
2 weken voor lancering Gegevens Gestandaardiseerde template bezorgen aan de Klant voor gegevensverzameling.

Gegevens aanleveren in de template van MTH.

De Klant laat aan MTH weten hoeveel bedienden en arbeiders er zijn.

2 weken voor lancering Fysieke tools voor medewerkers

Aanleveren van een startgids over het wellbeing-aanbod.

Custom tools voorzien om interne buzz te creëren.

Medewerkers informeren en interne buzz creëren.
2 weken voor lancering MTH Omnipresent

Opstellen van interne nieuwsbrief.

Aanleveren content voor interne communicatie.

Aanleveren van slidewall voor startschermen.

Medewerkers informeren en implementeren van materialen aangeleverd door MTH.
Lancering Kick-off Voorbereiding en geven van standaard online kick-off meeting. Medewerkers informeren over deelname aan het online kick-off meeting.
Maandelijks na lancering Concreet kalender en verspreiding

Opstellen van maandelijkse content kalender (bv. maandthema’s, medewerker in de kijker, community-activatie, challenge)

Opstellen van materialen voor verspreiden (bv. nieuwsbrief, visuals voor schermen, posts voor interne kanalen, slidewall)

Inhoud aanleveren en implementeren van materialen aangeleverd door MTH.
Maandelijks na lancering tot 1 jaar erna Statusmeeting per maand

MTH en de Klant:

  • Plannen de statusmeeting
  • Nemen deel aan de statusmeeting en evaluatie van voorbije periode
  • Stellen actieplan op voor komende periode (bv. aantal deelnames, inactief vs. actief, aantal uren opleiding, verdeling interesses)

MTH en de Klant:

  • Plannen de statusmeeting
  • Nemen deel aan de statusmeeting en evaluatie van voorbije periode
    • Stellen actieplan op voor komende periode (bv. aantal deelnames, inactief vs. actief, aantal uren opleiding, verdeling interesses)
Per kwartaal vanaf 2e jaar na lancering Statusmeeting per kwartaal

MTH en de Klant:

  • Plannen de statusmeeting
  • Nemen deel aan de statusmeeting en evaluatie van voorbije periode
  • Stellen actieplan op voor komende periode (bv. aantal deelnames, inactief vs. actief, aantal uren opleiding, verdeling interesses)

MTH en de Klant:

  • Plannen de statusmeeting
  • Nemen deel aan de statusmeeting en evaluatie van voorbije periode
  • Stellen actieplan op voor komende periode (bv. aantal deelnames, inactief vs. actief, aantal uren opleiding, verdeling interesses)

2.3. Alle diensten die niet zijn inbegrepen in de Basisformule worden beschouwd als extra diensten. De Klant kan extra diensten afnemen zoals bepaald op het bestelformulier of zoals afgesproken tussen de Partijen.

ARTIKEL 3. ONBOARDING EN TRAJECTVERLOOP

3.1. MTH en de Klant bepalen in onderling overleg een datum van lancering. Vervolgens stelt MTH in samenwerking met de Klant een actieplan op voor de lancering (onboarding roadmap). Van zodra het actieplan door de Klant wordt goedgekeurd, start de dienstverlening van de Basisformule zoals toegelicht in Artikel 2.

3.2. Na de lancering zullen MTH en de Klant te goeder trouw blijven samenwerken zoals toegelicht in Artikel 2.

ARTIKEL 4. VERPLICHTINGEN VAN MTH

4.1. MTH levert alle mogelijke inspanningen om de Klant en diens Eindgebruikers de Applicatie ononderbroken ter beschikking te stellen. MTH garandeert een beschikbaarheid van 98%.

4.2. In het geval van een geplande onderbreking (bv. onderhoudswerkzaamheden), zal MTH de Eindgebruikers hiervan minstens vijf (5) kalenderdagen op voorhand informeren, tenzij dit wegens de aard van de onderbreking niet mogelijk blijkt te zijn (bv. spoedwerkzaamheden). MTH tracht om onderbrekingen zodanig te plannen zodat de Eindgebruiker zo weinig mogelijk hinder zal ondervinden.

4.3. MTH neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om zowel de goede werking als de veiligheid van de Applicatie te verzekeren. Indien er zich toch een veiligheidsrisico zou voordoen, dan zal MTHde Klant onverwijld informeren over eventuele bijkomende maatregelen die de Klant dient te nemen.

4.4. MTH levert ondersteuning (support en technische ondersteuning) aan de Klant, wat betekent dat MTH alle mogelijke inspanningen zal leveren om eventuele vragen van de Klant in verband met de Applicatie te beantwoorden.

ARTIKEL 5. VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT

5.1. De Klant verbindt zich ertoe de vergoedingen zoals bepaald in Artikel 6 correct en tijdig te betalen.

5.2. De Klant zal redelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat de Eindgebruiker de Gebruiksvoorwaarden, zoals beschikbaar op https://movetohappiness.com/terms-of-use/ zal naleven.

5.3. De Klant leeft alle wettelijke verplichtingen na die op hem van toepassing zijn als gevolg van het gebruik van de Applicatie. De Klant levert ook redelijke inspanningen om ervoor te zorgen dat Eindgebruikers alle wettelijke verplichtingen naleven.

ARTIKEL 6. VERGOEDINGEN EN BETALING

6.1. De Klant verbindt zich ertoe de Basisvergoeding en de vergoedingen voor extra diensten steeds correct en tijdig te betalen. De bedragen van de Basisvergoeding en de extra diensten worden vermeld op het bestelformulier. De Basisvergoeding is steeds per Eindgebruiker en per maand, tenzij uitdrukkelijk anders bedongen. In deze Basisvergoeding zijn de diensten zoals omschreven in Artikel 1 en 2.2 inbegrepen. Indien de Klant besluit om het aantal Eindgebruikers te verhogen of te verlagen, wordt de Basisvergoeding pro rata per maand berekend. Gedurende de initiële periode overeenkomstig Artikel 11.1, kan het aantal Eindgebruikers niet worden verlaagd onder het aantal Eindgebruikers zoals vermeld op het bestelformulier.

6.2. Extra diensten die niet zijn inbegrepen in de Basisformule (bv. happy & healthy events, onsite of online, onsite opleidingen op maat) kunnen door de Klant steeds worden besteld. MTH zal een prijsinschatting bezorgen aan de Klant alvorens deze extra diensten te verstrekken.

6.3. De Eindgebruikers sluiten een rechtstreeks contract met MTH door de aanvaarding van de Gebruiksvoorwaarden. Door het betalen van de Basisvergoeding voor rekening van de Eindgebruiker, treedt de Klant op als derde-betaler voor het contract dat de Eindgebruiker met MTH heeft zonder in de rechten van MTHte treden. Deze Overeenkomst wordt beschouwd als een derde-betalersovereenkomst zoals bedoeld in de Gebruiksvoorwaarden. De Klant bepaalt zelf voor welke Eindgebruikers hij als derde-betaler wenst op te treden.

6.4. Alle bedragen in deze Overeenkomst zijn exclusief btw en andere belastingen.

6.5. Behoudens uitdrukkelijke andere afspraken, wordt de Basisvergoeding op jaarbasis gefactureerd. Alle facturen zijn betaalbaar binnen de dertig (30) dagen na ontvangst van de factuur. De facturen worden elektronisch naar de Klant verstuurd.

6.6. Elke betwisting van een factuur moet steeds schriftelijk gericht worden aan MTH en ten laatste dertig (30) kalenderdagen na ontvangst van de factuur.

6.7. In geval van niet-betaling, onvolledige of laattijdige betaling, is de Klant vanaf de datum van de niet-betaling, onvolledige of laattijdige betaling van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een intrest van 10% per jaar verschuldigd op het betrokken bedrag.

6.8. In geval van niet-betaling, onvolledige of laattijdige betaling, is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling ook een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% op het betrokken bedrag, met een minimum van 25,00 EUR per factuur, onverminderd het recht van MTH om een hogere schadevergoeding te eisen.

6.9. Indien de Klant niet reageert op de betalingsherinnering van MTH, kan MTH de niet-betaalde of deels betaalde factuur overdragen aan een incassobureau of andere derde partij die de invorderingsprocedure afhandelt. Alle (buiten)gerechtelijke kosten ten gevolge hiervan zijn volledig voor rekening van de Klant.

6.10. Indien de Klant de niet-betaalde of deels betaalde factuur niet volledig betaalt binnen zeven (7) kalenderdagen na de betalingsherinnering van MTH, heeft MTH het recht om deze Overeenkomst, eenzijdig, zonder (voorafgaandelijke) tussenkomst van een rechter en zonder schadevergoeding van rechtswege op te schorten of te beëindigen.

ARTIKEL 7. INTELLECTUELE EIGENDOM

7.1. De Applicatie en de bijbehorende software en database zijn beschermd door de toepasselijke intellectuele eigendomsrechten, zijnde auteursrechten, softwarerechten, databankrechten en alle overige intellectuele en industriële eigendomsrechten. Deze eigendomsrechten behoren uitsluitend toe aan MTH of haar licentiegevers en worden in geen geval geheel of gedeeltelijk overgedragen aan de Klant.

7.2. MTH verleent aan de Klant een beperkte, herroepbare, niet-exclusieve en niet-(sub)licentieerbare licentie om toegang te krijgen tot de Applicatie en er gebruik van te maken in overeenstemming met de Gebruiksvoorwaarden, op voorwaarde dat de vergoedingen bedoeld in Artikel 6 correct en tijdig worden betaald en dat de bepalingen van deze Overeenkomst worden nageleefd. Het is de Klant niet toegestaan om buiten deze rechten om te handelen zonder de uitdrukkelijke toestemming van MTH.

7.3. Het is de Klant niet toegestaan de Applicatie en/of de inhoud daarvan te distribueren, te commercialiseren, te verkopen of te verhuren, ter beschikking te stellen of op enige andere wijze te vermenigvuldigen. Evenmin mag hij mededelingen met betrekking tot het auteursrecht, het merkenrecht of enig ander intellectueel eigendomsrecht verwijderen, aanpassen of wijzigen of onduidelijk maken.

7.4. Indien de Klant inhoud toevoegt aan de Applicatie, verleent de Klant MTH een wereldwijde, niet-exclusieve, toewijsbare, (sub)licentieerbare en royaltyvrije licentie om de inhoud te gebruiken binnen de doeleinden van de Applicatie.

7.5. De Klant verbindt zich ertoe dat zijn handelingen op geen enkele manier een inbreuk uitmaken op de intellectuele eigendomsrechten van enige derde. MTH is in elk geval niet aansprakelijk voor enige inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten van een derde door de Klant. In dergelijk geval dient de Klant MTH te vrijwaren voor elke vorm van schade die MTH door deze inbreuk zou kunnen lijden. Indien een dergelijke inbreuk wordt geconstateerd, is de Klant verplicht dit zo spoedig mogelijk te melden aan MTH.

ARTIKEL 8. PERSOONSGEGEVENS

8.1. De Partijen garanderen dat de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor zij als verwerkingsverantwoordelijke optreden, te allen tijde zullen gebeuren in overeenstemming met de Verordening (EU) van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

8.2. Voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor MTH als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, verwijst MTH naar haar privacyverklaring op https://movetohappiness.com/privacy-policy/.

8.3. Via deze privacyverklaring worden Eindgebruikers geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens door MTH als verwerkingsverantwoordelijke.

8.4. In de mate dat MTH optreedt als verwerker van persoonsgegevens op instructie van de Klant, zijn de bepalingen van Annex 1 van toepassing

ARTIKEL 9. CONFIDENTIALITEIT

9.1. Elke Partij zal zowel tijdens als na deze Overeenkomst:

a) zich ervan onthouden om Vertrouwelijke Informatie te onthullen aan haar aangestelden, werknemers, onderaannemers, vertegenwoordigers of derden anders dan voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering van deze Overeenkomst; en

b) ervoor zorgen dat haar (ex-)aangestelden, (ex-)werknemers, (ex-)onderaannemers, (ex-)vertegenwoordigers en derden aan wie vertrouwelijke informatie werd meegedeeld zoals hierboven bedoeld, de Vertrouwelijke Informatie geheim zullen houden en als vertrouwelijk zullen behandelen.

9.2. De verplichtingen ingevolge dit artikel zullen niet van toepassing zijn op:

a) Vertrouwelijke Informatie die al algemeen bekend is of dat op een toekomstige datum wordt, anders dan als gevolg van een schending van dit artikel door één van de Partijen;

b) onthulling door een Partij van Vertrouwelijke Informatie die zij heeft vernomen van een derde partij die zulke Vertrouwelijke Informatie rechtmatig bezit indien dergelijke onthulling geen schending van de vertrouwelijkheidsplicht is die zulke onthullende Partij heeft ten opzichte van die derde partij;

c) de onthulling door een Partij van Vertrouwelijke Informatie in zoverre dit vereist wordt door een van toepassing zijnde wet of door een erkende overheids- of andere regulerende of toezichthoudende persoon of autoriteit aan wiens regels de Partij die de onthulling doet is onderworpen, op voorwaarde dat de Partij die de Vertrouwelijke Informatie onthult de Partij aan wie de Vertrouwelijke Informatie behoort, voorafgaandelijk op de hoogte zal stellen van de voorgenomen onthulling (en van de omstandigheden waarin de onthulling vereist zou zijn), en al het redelijkerwijs mogelijke zal ondernemen om de onthulling te vermijden en beperken.

9.3. Bij een schending van dit artikel door één van de Partijen of door een (ex-)aangestelde, (ex-)werknemer, (ex-)onderaannemer, (ex-)vertegenwoordiger van één van de Partijen of door een derde aan wie Vertrouwelijke Informatie werd meegedeeld zoals bedoeld in Artikel 1, zullen Partijen van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd zijn van 10.000 EUR per inbreuk, onverminderd het recht van de andere Partij om een hogere schadevergoeding te vorderen indien zij kan bewijzen dat haar werkelijke schade hoger is.

ARTIKEL 10. AANSPRAKELIJKHEID

10.1. MTH zal zich naar best vermogen inspannen om de Diensten die het voorwerp uitmaken van deze Overeenkomst met zorg uit te voeren, in voorkomend geval overeenkomstig de afspraken vastgesteld in deze Overeenkomst. Er wordt expliciet overeengekomen dat de verbintenissen van MTH in het kader van deze Overeenkomst middelenverbintenissen zijn, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een resultaat is toegezegd en het betreffende resultaat tevens voldoende concreet is omschreven.

10.2. MTH kan niet aansprakelijk worden gesteld voor inherente toepassingsfouten in de Applicatie, maar verbindt zich ertoe om deze, onverminderd de inhoud van de overige bepalingen van deze Overeenkomst, naar best vermogen te verhelpen.

10.3. Verschillende externe factoren, waaronder netwerkgebruik en de wijze van gebruik van de Applicatie of software van derden kunnen een impact hebben op de performantie van de Applicatie. MTH geeft geen garantie m.b.t. de geschiktheid, capaciteit of verwachte performantie van hardware, software of diensten die door derden worden geleverd en draagt geen verantwoordelijkheid voor de interferentie van de hardware, software of diensten van derden op de Applicatie.

10.4. In het geval de Klant schade zou ondergaan naar aanleiding van of in verband met deze Overeenkomst, zal in alle gevallen de aansprakelijkheid van MTH beperkt zijn tot (i) de directe en voorzienbare schade; (ii) tot de schade die het rechtstreeks en onmiddellijk gevolg is van een zware fout of grove nalatigheid van MTH of haar aangestelden; (iii) tot de schade die binnen de twee (2) maanden na kennisname door de Klant van de schade of na het ogenblik waarop de Klant redelijkerwijze kennis had moeten nemen van de schade, per aangetekende brief gemeld wordt aan MTH; en (iv) voor alle schadegevallen die zich in de loop van een contractjaar hebben voorgedaan, beperkt tot 100% van het bedrag dat de Klant krachtens de Overeenkomst aan MTH heeft betaald tijdens het desbetreffende contractjaar.

10.5. Indien de Klant aansprakelijk gesteld wordt door derden ten gevolge van de toegangsrechten verleend aan Eindgebruikers, kan dit niet leiden tot aansprakelijkheid van MTH.

10.6. MTH zal noch contractueel, noch buitencontractueel of anders aansprakelijk zijn voor ongeacht welke vorm van indirecte schade zoals derving van winst, zaken, contracten, inkomsten, verwachte besparingen, goodwill, verlies van of schade aan gegevens, of welke indirecte verliezen of schade dan ook, die zich voordoet onder of in verband met deze Overeenkomst.

ARTIKEL 11. DUUR EN BEËINDIGING

11.1. De Overeenkomst treedt in werking op de Startdatum voor onderstaande initiële periode:

Basisformule WALK 12 maanden
Basisformule RUN 24 maanden
Basisformule FLY 36 maanden

11.2. Na het verstrijken van de initiële periode wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd voor periodes van één (1) contractjaar.

11.3. Elke Partij kan de Overeenkomst jaarlijks schriftelijk opzeggen met ingang op de datum van contractverlenging mits een opzegtermijn van drie (3) maanden in acht wordt genomen. Enkel na de initiële periode dient er geen opzegtermijn in acht te worden genomen en kan deze Overeenkomst worden beëindigd tot op de laatste dag van de initiële periode. Reeds betaalde vergoedingen of vergoedingen die reeds betaald hadden moeten zijn, worden niet terugbetaald.

11.4. Onverminderd Artikelen 10 en 11.3 van deze Overeenkomst, kan elke Partij deze Overeenkomst beëindigen indien de andere Partij de bepalingen van deze Overeenkomst niet naleeft en deze tekortkoming niet binnen één (1) maand na een schriftelijke verwittiging per aangetekende brief wordt rechtgezet, tenzij de andere Partij zich in staat van faillissement bevindt. In dat geval kan de Overeenkomst onmiddellijk en zonder ingebrekestelling worden beëindigd per aangetekende brief.

11.5. Indien MTH failliet zou worden verklaard, indien zij een gerechtelijk akkoord verkrijgt, of indien zij vereffend wordt zonder dat deze vereffening een heroprichting of een fusie beoogt, is de Klant vrij de Overeenkomst onmiddellijk te beëindigen door schriftelijke opzegging aan MTH of aan iedere fysische persoon of rechtspersoon die de uitvoering van de Overeenkomst op zich neemt.

11.6. De beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, betekent dat de Klant en de aan hem verbonden Eindgebruikers vanaf de beëindiging niet langer toegang zullen hebben tot de Applicatie en de daarop beschikbare inhoud en gegevens. De Klant en de Eindgebruiker kunnen op schriftelijk verzoek aan MTHeen export van deze gegevens bekomen.

ARTIKEL 12. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK

12.1. Deze Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgische recht.

12.2. In geval van geschil omtrent de toepassing van een of meerdere bepalingen van deze Overeenkomst en/of haar bijlagen verbinden Partijen zich ertoe alles in het werk te stellen om het geschil minnelijk en te goeder trouw op te lossen. Bij gebreke aan een minnelijke regeling zijn enkel de Nederlandstalige rechtbanken van Antwerpen bevoegd om kennis te nemen van geschillen die hun oorsprong vinden in deze Overeenkomst.

ARTIKEL 13. SLOTBEPALINGEN

13.1. Indien een Partij getroffen wordt door een geval van overmacht, zal zij de andere Partij onmiddellijk verwittigen van de aard en de omvang van de omstandigheden in kwestie. De Partijen zullen niet aansprakelijk zijn voor ongeacht welke wanprestatie onder deze Overeenkomst, of voor ongeacht welke vertraging in het uitvoeren van de Overeenkomst, indien zulks te wijten is aan het zich voordoen van een geval van overmacht.

13.2. Deze Overeenkomst zal niet overgedragen worden door één van de Partijen aan anderen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij. Zulks geldt evenwel niet voor het overdragen aan geassocieerde of overgenomen ondernemingen of rechtsopvolgers van één van de Partijen, waarvoor geen toestemming nodig is.

13.3. Deze Overeenkomst behelst de volledige wilsovereenstemming van de Partijen met betrekking tot haar onderwerp en vervangt alle voorgaande of bestaande overeenkomsten tussen de Partijen wat haar onderwerp betreft. Deze Overeenkomst kan enkel schriftelijk gewijzigd worden, na gezamenlijke ondertekening door de Partijen.

13.4. De nietigheid of ongeldigheid van een bepaling of een gedeelte van een bepaling uit deze Overeenkomst heeft geen gevolgen voor de werking en geldigheid van de overige bepalingen. Partijen zullen zich in dat geval inspannen om de betreffende bepaling te vervangen of aan te passen voor zover als nodig om deze bepaling geldig en afdwingbaar te maken. De Partijen onderhandelen in dat geval te goeder trouw en zullen streven naar een aanpassing die de originele strekking van de bepaling zoveel mogelijk onaangetast laat. Indien dit onmogelijk blijkt zal enkel die bepaling als onbestaande beschouwd worden.

13.5. Indien er een tegenstrijdigheid zou bestaan tussen de bepalingen van deze Overeenkomst of één van de bijlagen, dan hebben de bepalingen van de bijlage voorrang.

Bijlagen:

Annex 1 – Verwerkingsovereenkomst

ANNEX 1. VERWERKINGSOVEREENKOMST

ARTIKEL 1. DEFINITIES

1.1. “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG” betekent de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

1.2. “Betrokkene” of “Betrokken Personen” betekent de identificeerbare natuurlijke persoon wiens Persoonsgegevens verwerkt worden.

1.3. “Datalek” betekent een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

1.4. “Medewerker(s)” betekent de personen die door de Partijen worden gemachtigd voor de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst en die onder hun verantwoordelijkheid werken.

1.5. “Persoonsgegevens” betekent alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

1.6. “Privacywetgeving” betekent de volledige Belgische en Europese wetgeving van toepassing op gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1.7. “Subverwerker” betekent iedere derde partij die door Verwerker wordt ingeschakeld om ten behoeve van Verwerker persoonsgegevens te verwerken, zonder aan het rechtstreeks gezag van Verwerker te zijn onderworpen.

1.8. “Toezichthoudende Autoriteit” betekent in België de Gegevensbeschermingsautoriteit.

1.9. “Verwerker” betekent iedere natuurlijke of rechtspersoon die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.

1.10. “Verwerking” betekent iedere bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

1.11. “Verwerkingsverantwoordelijke” betekent iedere natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

1.12. “Verwerkingsovereenkomst” betekent deze bijlage bij de Overeenkomst.

ARTIKEL 2. VOORWERP

2.1. De huidige Verwerkersovereenkomst heeft als voorwerp uiteen te zetten onder welke voorwaarden de Verwerker de Persoonsgegevens in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke mag verwerken.

2.2. Partijen komen overeen dat deze Verwerkersovereenkomst integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst tussen MTH, die optreedt als Verwerker, en de Klant, die optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke.

ARTIKEL 3. TOEGESTANE VERWERKINGEN

3.1. De Verwerker verbindt zich ertoe enkel Persoonsgegevens te verwerken op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, die voortvloeien uit de Overeenkomst. De Overeenkomst en de Verwerkersovereenkomst bepalen gezamenlijk het onderwerp en de duur van de Verwerking.

3.2. De Verwerker en diens Medewerkers verwerken de Persoonsgegevens voor rekening van Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de hieronder beschreven dienstverlening en doelstelling: onboarding, gebruikersbeheer, ondersteuning, versturen van e-mails binnen de organisatie van de Verwerkingsverantwoordelijke, en uitnodigingen versturen aan nieuwe gebruikers voor de registratie van een gebruikersaccount.

3.3. Voor de volledige duur van de Verwerkingsovereenkomst kan Verwerker de Persoonsgegevens aan de volgende Verwerkingen onderwerpen: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

3.4. De Verwerker verwerkt de volgende soorten van Persoonsgegevens: basisidentificatiegegevens (bv. voornaam, naam), persoonlijke kenmerken (bv. geboortedatum), contactgegevens (e-mailadres), professionele gegevens of beroepsgegevens (bv. statuut als bediende of arbeider, (departement, titel, of functie).

3.5. Deze Persoonsgegevens hebben betrekking op de volgende categorieën van Betrokkenen: medewerkers van de Verwerkingsverantwoordelijke.

ARTIKEL 4. RECHTEN EN PLICHTEN VAN VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

4.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft de plicht de informatie in artikels 13 en 14 van de AVG te verschaffen aan de Betrokkenen die het onderwerp zijn van de Verwerkingen onder de huidige Verwerkersovereenkomst.

4.2. Verwerkingsverantwoordelijke stelt de Persoonsgegevens, zoals uiteengezet in deze Verwerkersovereenkomst, ter beschikking van Verwerker. De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel van en de middelen voor de Verwerking. Hij garandeert dat de Verwerking van de Persoonsgegevens, waaronder de doorgifte van de Persoonsgegevens, gebeurt op een wettelijke manier en overeenkomstig de relevante Privacywetgeving.

4.3. De Verwerking door de Verwerker gebeurt enkel op basis van schriftelijke instructies vanwege de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de opdracht tot Verwerking van de Persoonsgegevens conform de Privacywetgeving gebeurt. Indien de opdracht tot Verwerking wijzigt, brengt de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker hiervan onmiddellijk op de hoogte.

4.4. Indien de Medewerkers van Verwerkingsverantwoordelijke zelf Persoonsgegevens verwerken valt de verantwoordelijkheid voor de naleving van de voorschriften van de Privacywetgeving van Verwerkingen van Persoonsgegevens onder de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke en niet onder de verantwoordelijkheid van de Verwerker.

4.5. De Verwerkingsverantwoordelijke houdt een register van de verwerkingsactiviteiten die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden overeenkomstig artikel 30(1) van de AVG.

4.6. Alle informatie en materiaal ter beschikking gesteld door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker en die Persoonsgegevens bevatten zullen steeds als eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd worden.

ARTIKEL 5. RECHTEN EN PLICHTEN VAN VERWERKER

5.1. Verwerker mag enkel de Persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst en verbindt zich er toe de Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor de in deze Verwerkersovereenkomst omschreven doeleinden. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is bepaald.

5.2. Verwerker verbindt zich ertoe de Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van de schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en volgens de bepalingen van de Verwerkersovereenkomst. Indien van de Verwerker verwacht wordt dat zij Persoonsgegevens doorgeeft naar een derde land of aan een internationale organisatie op grond van het recht van de Europese Unie of het recht van een Lidstaat dat van toepassing is op haar, moet Verwerker dit melden aan Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de Verwerking, tenzij indien het desbetreffende recht haar deze kennisgeving verbiedt op grond van gewichtige redenen van algemeen belang.

5.3. Verwerker waarborgt de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens die haar werden doorgegeven in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Verwerker waarborgt bovendien dat al haar Medewerkers zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.


5.4. Verwerker mag de Persoonsgegevens niet opslaan, overdragen of op andere wijze verwerken op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke. Daarenboven moet Verwerker zich ervan verzekeren dat het derde land of de internationale organisatie een adequaat niveau van gegevensbescherming biedt. Indien dit niet het geval is, moeten er gepaste garanties gegeven worden op contractuele wijze of moet de uitdrukkelijke toestemming van Betrokkenen bekomen worden.

5.5. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens die door Verwerkingsverantwoordelijke zijn doorgegeven, voor zolang dit nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst. Van zodra de opdracht is uitgevoerd, maakt Verwerker binnen redelijke termijn, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, een einde aan elk ander gebruik van de Persoonsgegevens dan wat noodzakelijk is om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen de gegevens te recupereren die aan Verwerker werden toevertrouwd.

5.6. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke in de mate van het mogelijke bijstaan bij diens plicht om verzoeken van Betrokken in te willigen betreffende het recht van inzage, recht van rectificatie, recht van gegevenswissing, recht van beperking van de Verwerking, recht van overdraagbaarheid van de gegevens, of recht van bezwaar tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming (met inbegrip van profilering). In het geval dat een betrokkene een dergelijk verzoek richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen, tenzij expliciet anders overeengekomen.

5.7. Verwerker staat Verwerkingsverantwoordelijke bij voor iedere gegevensbeschermings-effectbeoordeling en voorafgaande raadpleging van de Toezichthoudende Autoriteit. Daarenboven staat Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke bij om verzoeken van de Toezichthoudende Autoriteit te beantwoorden. Voor de uitvoering van dergelijke verzoeken kunnen Partijen overeenkomen om hieraan een vergoedingsregeling te koppelen.

5.8. Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, kan Verwerker een kopie maken en overgaan tot het nemen van een back-up. De Persoonsgegevens op deze kopieën en back-ups genieten dezelfde bescherming als de originele Persoonsgegevens.

5.9. Verwerker houdt een schriftelijk register bij van alle verwerkingsactiviteiten uitgevoerd voor de rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke. Dit register bevat alle gegevens die artikel 30(2) van de AVG vereist.

5.10. Verwerker garandeert dat haar Medewerkers uitsluitend toegang hebben tot de Persoonsgegevens voor zover dit nodig is om hun taken in het kader van de opdracht tot Verwerking uit te voeren. De Medewerkers van de Verwerker zijn ook gebonden door vertrouwelijkheidsplicht. Verwerker zal zijn Medewerkers informeren over de verplichtingen van de Privacywetgeving en van deze Verwerkersovereenkomst.

ARTIKEL 6. SUBVERWERKERS

6.1. Verwerkingsverantwoordelijke verleent Verwerker hierbij een algemene machtiging om andere verwerkers (hierna “Subverwerkers”) in te schakelen. Verwerkingsverantwoordelijke kan een bezwaar maken tegen de aanstelling of vervanging van andere verwerkers op basis van redelijke gronden waarvan hij Verwerker schriftelijk zal informeren. Indien Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs bezwaar maakt tegen de aanstelling of vervanging van andere verwerkers zal Verwerker te goeder trouw met Verwerkingsverantwoordelijke samenwerken om een commercieel redelijke wijziging in de dienstverlening te bewerkstellingen die het gebruik van de voorgestelde Subverwerker vermijdt, en indien een dergelijke wijziging niet kan worden doorgevoerd binnen één (1) maand na ontvangst door Verwerker van de kennisgeving door Verwerkingsverantwoordelijke, dan kan elke Partij de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder schadevergoeding beëindigen met ingang van de datum waarop de aanstelling of vervanging van kracht wordt.

6.2. Verwerker moet verzekeren dat de Subverwerker dezelfde waarborgen biedt met betrekking tot het treffen van passende technische en organisatorische maatregelen in overeenkomst met artikel 32 van de AVG.

6.3. Alle verplichtingen uit artikel 5 van de huidige Verwerkersovereenkomst zijn integraal van toepassing op de Subverwerker. Deze verplichtingen worden schriftelijk gestipuleerd in een overeenkomst tussen de Verwerker en de Subverwerker. Verwerker blijft volledig verantwoordelijk ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving door de Subverwerker van haar verplichtingen.

6.4. Voor een correcte uitvoering van de taken als Verwerker wordt beroep gedaan op volgende subverwerkers: Microsoft, Company Channel, Topware Systems.

ARTIKEL 7. VERTROUWELIJKHEID

7.1. Verwerker is gehouden tot een vertrouwelijkheidsplicht ten aanzien van de Persoonsgegevens die hij van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt voor de opdracht tot Verwerking en van alle informatie die hij in het kader van deze Verwerkersovereenkomst ontvangt. Deze vertrouwelijkheidsplicht geldt onverkort voor de Medewerkers van Verwerker en voor eventuele Subverwerkers en hun Medewerkers.

7.2. Deze vertrouwelijkheidsplicht ontstaat tijdens de onderhandelingen van de Verwerkersovereenkomst, blijft gelden tijdens de volledige duur van de Verwerkersovereenkomst en ook na het beëindigen van de Verwerkersovereenkomst.

7.3. Deze vertrouwelijkheidsplicht geldt niet wanneer Verwerker door de Toezichthoudende Autoriteit, een wettelijke bepaling of een rechterlijk bevel verplicht wordt deze Persoonsgegevens mee te delen, wanneer de informatie openbaar bekend is en wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke.

ARTIKEL 8. VEILIGHEIDSMAATREGELEN

8.1. Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker nemen de vereiste en passende technische en organisatorische maatregelen (hierna de “Veiligheidsmaatregelen”) om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, hetzij bij ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens via een netwerk omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige Verwerking of gebruik.

8.2. De Veiligheidsmaatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een adequaat beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De Veiligheidsmaatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

8.3. Verwerker dient Verwerkingsverantwoordelijke te informeren omtrent alle Veiligheidsmaatregelen die hij neemt om aan de beschermingsverplichting te voldoen. Voor het bepalen van de relevante maatregelen wordt er rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging. Indien er door wijzigingen in de technologie wijzigingen dienen aangebracht te worden in de gebruikte technologie, zal de Verwerker de nodige kosten hiervan op zich nemen.

8.4. Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zullen er alle redelijke inspanningen leveren om erover te waken dat de gebruikte verwerkingssystemen voldoen aan de eisen van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid, steeds rekening houdend met de stand van de techniek en met de redelijke kosten van uitvoering. Eveneens gaan beide Partijen na of hun systemen voldoende veerkrachtig zijn.

ARTIKEL 9. MELDING VAN EEN DATALEK

9.1. Indien Verwerker een Datalek vaststelt, meldt hij dit onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke na de vaststelling. Deze melding wordt ten minste het volgende omschreven of meegedeeld:

  1. de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en Persoonsgegevens in kwestie en, bij benadering, het aantal Betrokkenen en Persoonsgegevens in kwestie;
  2. de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen; 
  3. de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek in verband met Persoonsgegevens;
  4. de maatregelen die Verwerkingsverantwoordelijke heeft voorgesteld of genomen om het Datalek aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen om de eventuele nadelige gevolgen daarvan te beperken.

9.2. Het is aan de Verwerkingsverantwoordelijke om te beoordelen of zij het Datalek zal melden aan de Toezichthoudende Autoriteit of de Betrokkenen daarover zal informeren.

ARTIKEL 10. DUUR EN EINDE VAN DE VERWERKINGSOVEREENKOMST

10.1. Deze Verwerkersovereenkomst loopt voor zolang de Overeenkomst van kracht is en wordt beëindigd op hetzelfde ogenblik als de Overeenkomst. De Verwerkersovereenkomst kan niet los van de Overeenkomst worden opgezegd, tenzij de Partijen overeenkomen dat beëindiging noodzakelijk is om zich te schikken naar de Privacywetgeving of beslissingen van de Toezichthoudende Autoriteit.

10.2. Na afloop van de verwerkingsdiensten zal Verwerker, naargelang de keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle Persoonsgegevens die in het kader van de Overeenkomst werden verwerkt, wissen of deze aan hem terugbezorgen, en bestaande kopieën en back-ups daarvan verwijderen, tenzij de toepasselijke wetgeving de opslag van de Persoonsgegevens vereist. Eventuele kosten verbonden met het terugsturen van de Persoonsgegevens en de vernietiging daarvan zijn ten laste van de Verwerkingsverantwoordelijke.